Digitalen Notfallordner anlegen¶

Veröffentlicht am 21. September 2026 · Geschätzte Lesezeit: 10 Minuten

Ein Notfallordner hilft einer vorher bestimmten Vertrauensperson, wichtige Unterlagen, Verträge und digitale Konten zu finden, wenn du selbst vorübergehend oder dauerhaft nicht handeln kannst. Du erstellst dafür eine datensparsame Übersicht, verweist auf unterschriebene Originale und schützt den digitalen Teil durch Verschlüsselung und getrennte Zugriffswege. Plane für die erste Einrichtung etwa 90 bis 180 Minuten und danach jährlich 20 bis 30 Minuten für die Aktualisierung ein.

Voraussetzungen

Ein leerer Ordner für Papierunterlagen sowie ein Computer für den digitalen Teil
Zugriff auf wichtige Vertragsunterlagen, Versicherungen und vorhandene Vorsorgedokumente
Eine vertrauenswürdige Hauptperson und möglichst eine vorher informierte Ersatzperson
Ein eingerichteter Passwort-Manager oder ein anderes geprüftes Verfahren für Zugangsdaten
Ein verschlüsselbares Speichermedium oder ein verschlüsselter Container sowie eine zweite Sicherung

1. Zweck, Umfang und Aufbewahrungsorte festlegen¶

Der Notfallordner soll Orientierung geben, aber nicht sämtliche Geheimnisse an einer Stelle sammeln. Lege zuerst fest, für welche Situationen er gedacht ist und wer ihn verwenden darf. Die Verbraucherzentrale empfiehlt, frühzeitig eine Vertrauensperson zu bestimmen, Onlinekonten zu erfassen und festzulegen, was mit den einzelnen Konten und Daten geschehen soll.[1] Das BSI weist ebenfalls darauf hin, dass E-Mail-Konten, Fotos, Abonnements und andere Accounts ohne Vorsorge bei Krankheit oder Tod ungeklärt bleiben können.[3]

Erstelle ein Deckblatt für den Papierordner:

NOTFALLORDNER

Name: <VOLLSTAENDIGER-NAME>
Stand: <YYYY-MM-DD>
Letzte Pruefung: <YYYY-MM-DD>
Naechste Pruefung: <YYYY-MM-DD>

Digitaler Teil: <ALLGEMEINER-SPEICHERORT>
Hauptperson: <NAME-UND-TELEFON>
Ersatzperson: <NAME-UND-TELEFON>

Dieser Ordner enthaelt keine ungeschuetzten Passwoerter.

Ersetze <VOLLSTAENDIGER-NAME> durch deinen Namen, jedes <YYYY-MM-DD> durch das passende Datum, <ALLGEMEINER-SPEICHERORT> durch eine verständliche Bezeichnung wie verschluesselter USB-Stick im Dokumentensafe und jedes <NAME-UND-TELEFON> durch die Daten der zuvor informierten Person. Notiere keine öffentlich erreichbare Cloud-Freigabe und keinen Entschlüsselungscode auf diesem Deckblatt.

Der Ordner muss für die berechtigte Person auffindbar sein. Die Praxisquelle empfiehlt eine deutliche Beschriftung und warnt davor, wichtige Unterlagen so gut zu verstecken, dass sie im Ernstfall niemand findet.[5]

2. Papierunterlagen und Originale ordnen¶

Teile den Papierordner mit Registern auf. Nimm nur Unterlagen auf, die im Notfall wirklich helfen:

01_Persoenliche_Dokumente
02_Medizin_und_Krankenversicherung
03_Vollmachten_und_Verfuegungen
04_Banken_und_Versicherungen
05_Wohnen_Energie_und_Vertraege
06_Kinder_Pflege_Haustiere
07_Digitaler_Nachlass
08_Pruefprotokoll

01_Persoenliche_Dokumente enthält beispielsweise Kopien wichtiger Urkunden, 02_Medizin_und_Krankenversicherung die notwendigen Versicherungs- und Notfallhinweise und 03_Vollmachten_und_Verfuegungen entweder unterschriebene Dokumente oder eindeutige Hinweise auf deren Originale. Die übrigen Register ordnen Vertragspartner, Zuständigkeiten und den Prüfverlauf.

Kopie und Original unterscheiden

Eine Kopie ersetzt nicht automatisch ein unterschriebenes Original. Vermerke bei jeder Vollmacht oder Verfügung, wo das Original liegt und wer darauf zugreifen darf. Prüfe bei rechtlichen, medizinischen, familiären oder größeren Vermögensfragen die Form und den Inhalt mit einer qualifizierten Beratungsstelle oder einem Notariat.

Die Online-Angebote der Verbraucherzentralen führen durch Patientenverfügung, Vorsorgevollmacht, Betreuungsverfügung und digitalen Nachlass; die verwendeten Textbausteine und Vorlagen beruhen laut Anbieter auf Unterlagen des Bundesministeriums der Justiz.[2] Übernimm solche Dokumente nicht ungeprüft aus beliebigen Mustersammlungen.

3. Verträge und Konten ohne unnötige Geheimnisse erfassen¶

Lege für jeden wichtigen Vertrag und jedes digitale Konto einen Datensatz an. Erfasse zuerst E-Mail, Bank, Versicherungen, Energie, Telefon, Cloudspeicher, soziale Netzwerke, Bezahldienste, Domains, Abonnements und Smart-Home-Verwaltung.

Kategorie: <KATEGORIE>
Anbieter: <ANBIETER>
Kunden-oder-Vertragsnummer: <REFERENZ>
Login-Name: <BENUTZERNAME-ODER-ALIAS>
Zweck: <KURZE-BESCHREIBUNG>
Gewuenschte-Aktion: <ERHALTEN-PRUEFEN-KUENDIGEN-LOESCHEN>
Zugangsdaten: <PASSWORTMANAGER-ODER-SEPARATER-ORT>
Zweiter-Faktor: <APP-HARDWARE-SCHLUESSEL-ODER-ANDERES>
Offizieller-Kontaktweg: <WEBSEITE-TELEFON-ODER-ANSCHRIFT>
Zustaendige-Person: <NAME-ODER-ROLLE>

Ersetze <KATEGORIE> etwa durch E-Mail, Versicherung oder Cloud, <ANBIETER> durch den Vertragspartner und <REFERENZ> durch die zugehörige Nummer. Ersetze <BENUTZERNAME-ODER-ALIAS> durch die Anmeldung ohne Passwort und <KURZE-BESCHREIBUNG> durch den Zweck des Kontos. Ersetze <ERHALTEN-PRUEFEN-KUENDIGEN-LOESCHEN> durch genau eine gewünschte Behandlung. Ersetze <PASSWORTMANAGER-ODER-SEPARATER-ORT> ausschließlich durch den sicheren Ablageweg, <APP-HARDWARE-SCHLUESSEL-ODER-ANDERES> durch die Art des zweiten Faktors und <WEBSEITE-TELEFON-ODER-ANSCHRIFT> durch einen geprüften offiziellen Kontaktweg. <NAME-ODER-ROLLE> steht für die zuständige Person oder Funktion.

Die Verbraucherzentrale empfiehlt eine aktuelle Kontenübersicht samt Anbieter-Kontaktdaten, Vertragsnummern und Anweisungen für die weitere Behandlung.[1] Lösche ungenutzte Konten bereits jetzt ordnungsgemäß; nur eine App vom Smartphone zu entfernen beendet weder das Konto noch einen Vertrag.[1]

Keine Bank-PIN oder TAN-Liste ablegen

Hinterlege in der Übersicht keine Karten-PIN, Onlinebanking-PIN, TAN-Verfahren oder vollständigen Zugangsdaten. Kläre eine gewünschte Kontovollmacht direkt mit der Bank. Laut Verbraucherzentrale kann die bloße Weitergabe von Onlinebanking-Zugangsdaten unzureichend und problematisch sein, insbesondere wenn zusätzlich ein zweiter Faktor benötigt wird.[1]

4. Vertrauenspersonen und Vollmachten abstimmen¶

Bitte die ausgewählten Personen vorab um Zustimmung und teile die Aufgaben eindeutig auf:

Hauptperson: <NAME>
Aufgaben: <DOKUMENTE-VERTRAEGE-DIGITALE-KONTEN>
Sicherer-Kontaktweg: <KONTAKT>
Informiert-am: <YYYY-MM-DD>

Ersatzperson: <NAME>
Aufgaben: <AUFGABEN>
Sicherer-Kontaktweg: <KONTAKT>
Informiert-am: <YYYY-MM-DD>

Ersetze jedes <NAME> durch die vereinbarte Person, <DOKUMENTE-VERTRAEGE-DIGITALE-KONTEN> durch die zutreffenden Aufgaben und <AUFGABEN> durch die Zuständigkeiten der Ersatzperson. Ersetze <KONTAKT> durch einen erreichbaren Kontaktweg und <YYYY-MM-DD> durch das Datum des Gesprächs. Die Vertrauensperson muss wissen, dass der Ordner existiert und wie sie ihn findet; den vollständigen Inhalt muss sie nicht dauerhaft unverschlüsselt besitzen.

Eine solche Aufgabenliste ist keine Vollmacht. Für den digitalen Nachlass empfiehlt die Verbraucherzentrale eine schriftliche, datierte und unterschriebene Vollmacht; soll sie auch nach dem Tod gelten, muss dies entsprechend geregelt sein.[1] Eine Vorsorgevollmacht kann alle oder nur bestimmte Bereiche abdecken, und bei komplizierten Fällen empfiehlt die Praxisquelle rechtliche beziehungsweise notarielle Beratung.[5]

5. Digitalen Ordner strukturiert anlegen¶

Lege den digitalen Teil zunächst in einem lokalen Arbeitsverzeichnis an. Unter Linux oder macOS kannst du dafür folgende Struktur erzeugen:

umask 077
mkdir -p "$HOME/DIGITALER_NOTFALLORDNER/00_Lesemich"
mkdir -p "$HOME/DIGITALER_NOTFALLORDNER/01_Persoenliche_Unterlagen"
mkdir -p "$HOME/DIGITALER_NOTFALLORDNER/02_Vollmachten_Verfuegungen"
mkdir -p "$HOME/DIGITALER_NOTFALLORDNER/03_Vertraege_Versicherungen"
mkdir -p "$HOME/DIGITALER_NOTFALLORDNER/04_Kontenuebersicht"
mkdir -p "$HOME/DIGITALER_NOTFALLORDNER/05_Pruefprotokoll"
chmod 700 "$HOME/DIGITALER_NOTFALLORDNER"

$HOME steht für den persönlichen Ordner des angemeldeten Benutzers. umask 077 sorgt bei den anschließend angelegten Dateien und Verzeichnissen dafür, dass andere lokale Benutzer standardmäßig keine Rechte erhalten. chmod 700 beschränkt den Hauptordner auf den Besitzer. Diese Rechte sind keine Verschlüsselung und schützen nicht bei Schadsoftware, einem entsperrten Benutzerkonto oder dem Verlust des Datenträgers.

Unter Windows legst du dieselben Unterordner mit dem Datei-Explorer in deinem persönlichen Benutzerordner an. Speichere Scans als gut lesbare PDF-Dateien, benenne sie eindeutig und erfasse im Ordner 00_Lesemich den Stand sowie die Regeln:

Stand: <YYYY-MM-DD>
Verantwortlich: <PERSON-ODER-ROLLE>
Originale-liegen-in: <AUFBEWAHRUNGSORT>
Verschluesselter-Hauptspeicher: <SPEICHERORT>
Verschluesselte-Sicherung: <SPEICHERORT>
Entsperrverfahren-hinterlegt-bei: <GETRENNTER-ZUGRIFFSWEG>
Naechste-Pruefung: <YYYY-MM-DD>

Ersetze jedes <YYYY-MM-DD> durch das passende Datum, <PERSON-ODER-ROLLE> durch die verantwortliche Person oder Funktion, <AUFBEWAHRUNGSORT> durch den Ort der unterschriebenen Originale und jedes <SPEICHERORT> durch den Ort der jeweiligen verschlüsselten Kopie. Ersetze <GETRENNTER-ZUGRIFFSWEG> durch die Angabe, bei wem oder in welchem getrennten Verfahren der Zugriff vorbereitet ist; trage dort nicht das Kennwort selbst ein.

6. Zugangsdaten und Verschlüsselung trennen¶

Speichere Passwörter nicht als offene Tabelle im Notfallordner. Ein Passwort-Manager verwahrt unterschiedliche Zugangsdaten verschlüsselt hinter einem Masterpasswort; das BSI weist zugleich darauf hin, dass ein verlorenes Masterpasswort den Zugriff auf alle gespeicherten Daten gefährden kann.[4] Bereite deshalb einen getesteten Notfallzugang vor, ohne Masterpasswort und Tresordatei ungeschützt am selben Ort abzulegen.

Verschlüssele anschließend den gesamten digitalen Ordner mit einer etablierten, aktuell unterstützten Lösung, zum Beispiel einem verschlüsselten Container oder einem verschlüsselten Datenträger. Verwende ein langes, ausschließlich dafür eingesetztes Kennwort. Dokumentiere das Verfahren ohne das Geheimnis:

Verschluesselung: <PROGRAMM-ODER-GERAETEFUNKTION>
Datei-oder-Datentraeger: <BEZEICHNUNG>
Zugriff-an: <BETRIEBSSYSTEM-ODER-GERAET>
Entsperrhinweis: <GETRENNTER-AUFBEWAHRUNGSORT>
Letzter-Entsperrtest: <YYYY-MM-DD>
Ergebnis: <ERFOLGREICH-ODER-FEHLER>

Ersetze <PROGRAMM-ODER-GERAETEFUNKTION> durch die tatsächlich eingesetzte Verschlüsselung, <BEZEICHNUNG> durch einen eindeutigen Namen, <BETRIEBSSYSTEM-ODER-GERAET> durch die getestete Umgebung und <GETRENNTER-AUFBEWAHRUNGSORT> durch den Ort des versiegelten Kennworthinweises oder den vereinbarten Zugriff der Vertrauensperson. Ersetze <YYYY-MM-DD> durch das Testdatum und <ERFOLGREICH-ODER-FEHLER> durch das beobachtete Ergebnis.

Verschlüsselung erst nach einem Entsperrtest als funktionsfähig ansehen

Kopiere die einzigen Originale nicht sofort in einen neuen Container und lösche die Ausgangsdaten. Öffne den verschlüsselten Speicher zunächst auf dem vorgesehenen Gerät, kontrolliere mehrere Dateien und prüfe den vorbereiteten Zugriff mit der Vertrauensperson. Ein vergessenes Kennwort oder eine nicht mehr verfügbare Software kann den gesamten Ordner unbrauchbar machen.

7. Zwei getrennte Sicherungen erstellen¶

Bewahre neben dem Arbeitsstand mindestens zwei verschlüsselte Kopien auf unterschiedlichen Datenträgern oder an getrennten Orten auf. Eine mögliche Verteilung ist:

Arbeitsstand: verschluesselter Container auf dem eigenen Computer
Lokale Sicherung: verschluesselter USB-Datentraeger im Dokumentensafe
Getrennte Sicherung: verschluesselter Datentraeger an einem zweiten sicheren Ort
Kennwortzugang: getrennt von allen drei Datenkopien

Die Bezeichnungen sind Beispiele und müssen an deinen Haushalt angepasst werden. Ein gemeinsamer Cloudordner ohne zusätzliche Verschlüsselung ist für Ausweis-, Gesundheits-, Vertrags- und Vollmachtskopien kein geeigneter Standard. Synchronisation allein ist außerdem kein Rückweg, wenn versehentliche Löschungen oder beschädigte Dateien sofort übernommen werden.

Prüfe nach jeder Aktualisierung Dateianzahl, Lesbarkeit und Änderungsdatum auf den Sicherungen. Trenne einen USB-Datenträger nach dem Kopieren sauber vom Computer und lagere nicht alle Kopien zusammen. Der Papierordner enthält nur den Hinweis, wo die verschlüsselten Kopien liegen und wie der geregelte Zugriff beginnt.

8. Den Notfallablauf gemeinsam testen¶

Führe mit der Hauptperson einen Test ohne echte Notlage durch. Sie soll dabei nicht deine Geheimnisse vorlesen, sondern den Ablauf nachvollziehen:

Papierordner anhand der vereinbarten Information finden.
Zuständigkeit und vorhandene Vollmacht prüfen.
Den Speicherort des verschlüsselten digitalen Teils bestimmen.
Das getrennte Entsperrverfahren verwenden.
Eine unkritische Beispieldatei öffnen.
Einen Vertrag und dessen offiziellen Kontaktweg finden.
Den Ordner wieder sperren und den Datenträger sicher verwahren.

Dokumentiere nur das Ergebnis:

Pruefdatum: <YYYY-MM-DD>
Testperson: <NAME-ODER-ROLLE>
Papierordner-gefunden: <JA-ODER-NEIN>
Digitaler-Speicher-gefunden: <JA-ODER-NEIN>
Entsperren-erfolgreich: <JA-ODER-NEIN>
Beispieldatei-lesbar: <JA-ODER-NEIN>
Vertrag-und-Kontaktweg-gefunden: <JA-ODER-NEIN>
Abweichungen: <BESCHREIBUNG-ODER-KEINE>
Naechster-Test: <YYYY-MM-DD>

Ersetze jedes <YYYY-MM-DD> durch das passende Datum und <NAME-ODER-ROLLE> durch die testende Person oder Funktion. Ersetze jedes <JA-ODER-NEIN> durch das beobachtete Ergebnis. Ersetze <BESCHREIBUNG-ODER-KEINE> durch fehlende Dokumente, unklare Wege oder technische Fehler oder durch keine. Trage niemals ein Kennwort in das Prüfprotokoll ein.

Das öffentlich auffindbare Video „Schon einen Notfallordner mit digitalen Zugängen erstellt? Digitaler Nachlass unbedingt planen.“ bietet eine anschauliche Ergänzung zum gemeinsamen Durchsprechen.[6] Für rechtliche und sicherheitstechnische Entscheidungen bleiben die aktuellen offiziellen beziehungsweise fachlich zuständigen Quellen maßgeblich.

9. Rückweg, Risiken und Aktualisierung festlegen¶

Bewahre die bisherigen Originale und eine geprüfte verschlüsselte Kopie, bis jede Änderung erfolgreich getestet wurde. Wenn eine neue Ordnerfassung unvollständig ist, kehrst du zur letzten lesbaren Kopie zurück, übernimmst Änderungen einzeln und wiederholst den Test aus Schritt 8. Überschreibe nie alle Sicherungen gleichzeitig.

Typische Fehler und der sichere Rückweg:

Der Ordner ist nicht auffindbar: Informiere Haupt- und Ersatzperson erneut und aktualisiere das Deckblatt.
Alle Passwörter liegen offen im Ordner: Entferne die Klartextliste erst nach Einrichtung und Test eines sicheren Passwort-Manager- oder Notfallzugangs.
Kennwort und verschlüsselter Datenträger liegen zusammen: Verlege den Entsperrhinweis an den vereinbarten getrennten Ort.
Nur eine Kopie vorhanden: Erstelle eine zweite verschlüsselte Kopie und lies eine Datei von ihr zurück.
Vollmacht nur als Scan vorhanden: Ermittle das unterschriebene Original und dokumentiere seinen Ort.
Vertrauensperson wurde nicht gefragt: Stoppe die Zuweisung, hole ihre Zustimmung ein und benenne bei Bedarf eine andere Person.
Bankzugang wurde einfach weitergegeben: Ändere offengelegte Zugangsdaten und kläre die gewünschte Vollmacht direkt mit der Bank.
Kontenliste ist veraltet: Ergänze neue Verträge, entferne beendete Konten und dokumentiere die gewünschten Aktionen.
Verschlüsselung lässt sich nicht öffnen: Verändere nicht die letzte funktionierende Kopie; prüfe Gerät, Software und getrennt verwahrten Zugang anhand deiner Dokumentation.

Aktualisiere den Ordner nach Umzug, Bank- oder Versicherungswechsel, neuen Vollmachten, Änderungen bei Vertrauenspersonen und wichtigen neuen Onlinekonten. Prüfe ihn zusätzlich einmal pro Jahr. Die Verbraucherzentrale betont, dass die Kontenliste sicher aufbewahrt, für die Vertrauensperson erreichbar und fortlaufend aktualisiert werden soll.[1]

Fertig¶

Der Notfallordner funktioniert, wenn die informierte Haupt- oder Ersatzperson den Papierordner findet, Zuständigkeiten und Originalstandorte erkennt, den verschlüsselten digitalen Teil über den getrennten Zugriffsweg öffnen und eine Beispieldatei lesen kann. Außerdem müssen mindestens zwei getrennte verschlüsselte Sicherungen vorhanden sein und das Prüfprotokoll ein echtes Datum sowie den nächsten Termin enthalten. Behebe jede festgestellte Abweichung und wiederhole anschließend den vollständigen Test.

Sources¶

[1] https://www.verbraucherzentrale.de/wissen/digitale-welt/datenschutz/digitale-vorsorge-digitaler-nachlass-was-passiert-mit-meinen-daten-12002 — Digitale Vorsorge, digitaler Nachlass: Was passiert mit meinen Daten? > "Regeln Sie rechtzeitig, wer sich um Ihre digitale Vorsorge und Ihr digitales Erbe kümmern soll und legen Sie fest, was mit Ihren einzelnen Konten und Daten passieren soll, wenn Sie sich nicht mehr darum kümmern können." > "Bewahren Sie die Liste mit Ihren Online-Konten an einem sicheren Ort auf und stellen Sie sicher, dass sie stets aktuell bleibt." > "Die Vollmacht müssen Sie mit Datum und Unterschrift versehen. Wichtig ist auch, dass die Vollmacht "über den Tod hinaus" gilt." [2] https://www.verbraucherzentrale.de/selbstbestimmt-die-onlinevorsorgedokumente-der-verbraucherzentralen-76270 — Selbstbestimmt – Online-Vorsorgedokumente der Verbraucherzentralen > "Die Online-Verfügungen basieren auf Textbausteinen und Vorlagen des Bundesministeriums der Justiz." [3] https://www.bsi.bund.de/SharedDocs/Audio/DE/BSI/Update_verfuegbar_Folge53_2025_03_26.html — BSI: Warum der digitale Nachlass so wichtig ist > "Was mit ihnen im Falle von Krankheit oder Tod passiert, bleibt unklar, wenn keine Vorkehrungen getroffen wurden." [4] https://www.bsi.bund.de/DE/Themen/Verbraucherinnen-und-Verbraucher/Informationen-und-Empfehlungen/Cyber-Sicherheitsempfehlungen/Accountschutz/Sichere-Passwoerter-erstellen/Passwort-Manager/passwort-manager.html?nn=131350 — BSI: Passwörter verwalten mit einem Passwort-Manager > "Mittels Verschlüsselung und eines komplexen Masterpassworts verwahren Passwort-Manager Ihre Passwörter." [5] https://www.zdfheute.de/ratgeber/notfallordner-patientenverfuegung-vorsorgevollmacht-testament-100.html — ZDFheute: Notfallordner anlegen > "Der Ordner sollte leicht auffindbar sein und etwa als 'Notfallordner' oder 'wichtige Unterlagen' beschriftet sein." [6] https://www.youtube.com/watch?v=dSc0WgLPPcI — Schon einen Notfallordner mit digitalen Zugängen erstellt? Digitaler Nachlass unbedingt planen. > "Schon einen Notfallordner mit digitalen Zugängen erstellt? Digitaler Nachlass unbedingt planen."